Przejdź do treści
Zapraszamy

Czytelników, rozmówców na forum, Autorów, Blogerów, Redaktorów,...

Przeczytaj o możliwościach korzystania z witryny i współpracy

Salon Business Dialog Klub Inspirations Klub Dialog CIO Business Meeting Point Kwintesencja Projekty Business Dialog

Niedostateczność zasobów, pilne czy ważne - pozorny dylemat.

marzec 4, 2019 dodany przez Anonimowy

W naszej społeczności dyrektorów Business Dialog robi karierę powiedzenie „robić rzeczy po kolei”. Powstało w pewnym konkretnym kontekście, a mianowicie rekomendowania takiej organizacji i sposobu działania funkcji obsługującej biznes, np. finansowej, aby to wsparcie umożliwiało szybki, rentowny i bezpieczny wzrost tegoż biznesu, żeby nie było jej hamulcowym, uniemożliwiającym wykorzystanie sprzyjającej koniunktury. Akurat w tym konkretnym programie – Digital Finance Excellence – skupiliśmy się na usprawnianiu procesów biznesowych oraz na ich automatyzacji, a szczególnie robotyzacji.
 
Jednak zagadnienie „kiedy rzeczy w biznesie są robione w należytej kolejności” ma znacznie szersze i ważniejsze znaczenie niż to powyżej wskazane. Czasem przybiera postać pytania o to, czy robić najpierw rzeczy pilne czy ważne. Ten dylemat zna każdy przedsiębiorca, prezes, dyrektor, menedżer czy nawet specjalista, choć oczywiście inna jest waga wyborów, które dokonuje każdy z nich.
 
Skąd się bierze ten dylemat? Z prostego faktu - zawsze mamy za mało zasobów na wszystko, co jest do zrobienia: za mało czasu, za mało pieniędzy, za mało ludzi, za mało wiedzy, za mało energii. Zadania i potrzeby są zawsze krok przed zasobami, czy człowieka, czy firmy, czy działu, czy zespołu. Wygląda to na jakąś immanentną wadę naszego świata, jakąś jego „wrodzoną” niedoskonałość, sprawiającą nam dość duży dyskomfort, ale być może wcale nim nie jest: być może jest to wręcz doskonały mechanizm rozróżniania spraw ważnych i drugorzędnych oraz skupiania się na tych ważnych zamiast na tych wymuszonych.
 
Być może zasobów powinno być zawsze za mało?
 
A być może „za mało” bierze się z niechęci bądź braku umiejętności wyboru co robić?
 
Na pewno bierze się też z błędów zarządczych, np. złego ustawienia cen czy za małej wartości dodanej w produktach czy niewłaściwie realizowanych procesów, ale tę przyczynę pomińmy w naszych rozważaniach. Bo te błędy jedynie pogłębiają dylemat: pilne czy ważne w pierwszej kolejności, ale ten dylemat zawsze istnieje, bez względu na to, czy błędy są czy nie.
 
Skąd się biorą rzeczy pilne, które konkurują z rzeczami ważnymi? Bo definicja rzeczy ważnych jest jasna i prosta: to te, które przybliżają nas do realizacji zadania, celu, strategii czy wizji i misji, które składają się na tworzenie wartości dla klientów firmy optymalnie wykorzystując zasoby, czyli dbając o wynik finansowy.
 
Rzeczy pilne biorą się głównie albo z obowiązków firmy zupełnie niezwiązanych z tworzeniem wartości, ale wymaganych prawem lub polityką, albo z zastosowania prowizorycznych rozwiązań, które czasem szwankują, albo z konieczności reakcji na nagłą sytuację losową czy inną niespodziewaną. Rzeczy pilne pojawiają się także, gdy od nas oczekuje się standardów lub czynów, które na tym poziomie rozwoju, na jakim jest nasza organizacja, jeszcze nie zostały wdrożone jako norma i trzeba się do nich nadzwyczajnie i szybko dostosować.
 
Pilne są różne tworzone na żądanie i niezaplanowane raporty dla własnych struktur czy instytucji zewnętrznych, różne płatności, pilne są działania komunikacyjne, medialne, marketingowe, pilne są wdrożenia różnych systemów informatycznych, pilne są różne rekrutacje, pilne są różne opisy, prognozy, sprawozdania, itd.
 
Czy rzeczy pilne są konieczne do zrobienia zaniedbując rzeczy ważne (oczywiście, z wyjątkiem losowych, awaryjnych)?
 
Moim zdaniem, najpierw sobie trzeba odpowiedzieć na inne pytanie, czy wśród tych rzeczy pilnych są te, które istotnie popychają nas do przodu w realizacji naszych strategicznych celów lub naszego najważniejszego zadania. Jeśli tak, to trzeba znaleźć na nie zasoby: czas, pieniądze, ludzi. Ale jeśli nie, to nie należy się nimi zajmować, wliczając brak ich realizacji do katalogu ryzyk. Warto mieć świadomość tych ryzyk, tych zaległych spraw, ale nie należy się na nich skupiać. Jeśli dostaje zadanie, które nie mieści się w zakresie zadań ważnych staram się przekonać osobę zlecającą do zmiany decyzji.
 
Dlaczego?
 
Bowiem przede wszystkim należy zajmować się rzeczami ważnymi, tymi które budują wartość i trwałość oraz umożliwiają rozwój naszego biznesu: wartość dla klientów, komunikację tej wartości i potencjał do jej dowiezienia klientom. Cokolwiek przychodzi do mnie jako zadanie, najpierw pytam, czy to mieści się w tej definicji. Jeśli mieści, zajmuję się tym. Jeśli pośrednio, też się zajmuję, ale w drugiej kolejności. Jeśli nie mieści, ale ogólnie wspiera, zajmuję się, jak pojawią się możliwości.
 
Jeśli bowiem będę się zajmować rzeczami ważnymi – tak zdefiniowanymi – wówczas na pewno wypracuję zasoby (pieniądze, pracowników, narzędzia, itd.), które w pewnym momencie pozwolą mi zrealizować te rzeczy drugoplanowe. Pewnie też wiele pilnych straci swoją pilność, bowiem nie będą potrzebne, bo zmieni się sytuacja lub biznes będzie na tyle dobrze funkcjonował. Wtedy poprawi się też te rzeczy zaniedbane. Ale wcześniej trzeba się zgodzić na rozwiązania wystarczająco dobre, podczas gdy są dostępne rozwiązania perfekcyjne, nie dążyć do osiągania doskonałości od razu, gdy nie jest to konieczne na danym etapie.
 
Jeśli natomiast będziemy zajmować się „wszystkim” albo zbyt często odpuścimy rzeczy ważne na rzecz pilnych, to nie zbudujemy dobrego biznesu, dobrej organizacji, dobrych produktów i wszystkie „pilne” problemy będziemy mieć w zwielokrotnionej liczbie.
 
Oczywiście, to jest wielkie wyzwanie intelektualne i emocjonalne odróżniać jedne rzeczy od drugich i wytrwać w tym wyborze. Czym innym jest pisanie tych zdań przy biurku a czym innym działanie dzień po dniu w firmie, pod presją ludzi, regulacji, mediów i płynności finansowej. Menedżerowie, którzy potrafią zajmować się rzeczami ważnymi z pełną świadomością ryzyka pomijania rzeczy pilnych potrafią budować duży i dobry biznes, stale rozwijający się. To jest sens i smak działania w biznesie.

W blogu Spostrzeżenia 2019/03/04 - 16:24 Czytaj

Business Dialog Bulletin - widok książki

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes