Przejdź do treści
Zapraszamy

Czytelników, rozmówców na forum, Autorów, Blogerów, Redaktorów,...

Przeczytaj o możliwościach korzystania z witryny i współpracy

Salon Business Dialog Klub Inspirations Klub Dialog CIO Business Meeting Point Kwintesencja Projekty Business Dialog

Mentalność, nie tylko systemy

maj 6, 2018 dodany przez Anonimowy

W tym roku tematem nr 1 w naszym Klubie Dyrektorów Finansowych "Dialog" jest procesowe podejście do finansów, automatyzacja procesów, wdrażanie pomocnych narzędzi cyfrowym. Ale na każdym spotkaniu Klubu, w każdej dyskusji, czy to wręczając wyróżnienia DFA, czy to otwierając konferencje o ryzykach Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy, zawsze podkreślamy, że to nie systemy są podstawą sukcesów, mimo że rozmowa o nich niemal sama się narzuca jako pierwsza.
"Wysoki stopień zaawansowania użytych technologii w znacznym stopniu usprawnia i ułatwia realizację procesów np. obiegu dokumentów, raportowania i komunikacji, jednakże to zmiana mentalności i samego podejścia do miejsca i roli finansów w firmie jest kluczem od sukcesu." - tak zawsze mówi Bartosz Radziszewski, współzarządzający ze mną Klubem, wybitny ekspert i pratyk tego tematu, w odpowiedzi na pytanie, co zatem po pierwsze.
Na czym więc polega ta zmiana mentalności szefów i pracowników finansów i księgowości, a pewno i ich współpracowników, czyli właścicieli, zarządów, dyrektorów innych działów?
Na ostatnim kwietniowym spotkaniu Klubu w Poznaniu padło znamienne zdanie: "Kiedyś, gdy biznes znakomicie rozwijał się, rosły przychody, firmy zdobywały udziały w rynku, od księgowości i finansów wymagano przede wszystkim, aby dobrze policzyła podatki, ogarnęła kredyty i waluty. Dzisiaj, gdy jest mega konkurencja, trzeba też walczyć o marże i płynność, żaden dział firmy nie może stać z boku, tylko musi się do tej walki włączyć. Albo zostanie potraktowany jako koszt do redukcji, np. przez outsourcing czy robotyzację"
Rzeczywiście, tradycyjnie działy finansowo-księgowe stały niejako z boku głównego nurtu funkcjonowania firmy, ich praca zaczynała się wtedy, gdy inni już pracę wykonali - coś kupili, coś sprzedali, coś wyprodukowali, coś wysłali do klientów - a dokumenty przekazali do księgowości. Prawdziwym pracodawcą księgowych był i ciągle jeszcze jest właściwie fiskus.
Niemal wszyscy się przyzwyczaili do takiej sytuacji. Ale zmienność biznesu, nowe ryzyka prawne i podatkowe, konieczność szybszego podejmowania decyzji, trafniejszego adresowania oferty - wszystkie te okoliczności spowodowały zwrócenie oczu na finanse i księgowość. Czy mogą pomóc rozwiązać te problemy?
Na tym samym spotkaniu w Poznaniu Bartosz mówił: "Jeśli przedsiębiorca czy kierownik sprzedaży zauważa, że za długo trwa u niego ofertowanie, to nie myśli o księgowości czy generalnie finansach. Zastanawia się, dlaczego nie nadąża za rynkiem, dlaczego oferty są nietrafne, zastanawia się jakich informacji mu brakuje. I te właśnie informacje to jest ta wartość, którą finanse mogą mu przynieść...... jeśli podchwycą tę szansę, jeśli zechcą wejść w inną rolę. I jeśli, oczywiście, w tej roli zostaną zaakceptowane."
To wcale nie jest oczywiste, że zostaną zaakceptowane, bo pokutuje wymieniony wyżej stereotypowy ogląd roli finansów i księgowości, bo oznacza to awans - godnościowy, społeczny - pracowników tego działu, bo trzeba udostępnić informacje wcześniej do tego działu nie przekazywane, bo nie ma wiary, że sprota tej nowej roli.
Ta zmiana mentalności dotyczy i działów finansowo-księgowych, i wszystkich innych w firmie.

Na czym polega zmiana? Co się zmienia?
1. Miejsce i rola finansów. Są w procesie tworzenia wartości dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Dzieje się to głównie przez dostarczanie potrzebnych informacji tak szybko, aby na ich bazie biznes mógł podejmować trafne decyzje. Zajmuje się więc głównie analityką.

2. Dane dotyczące transakcji są wprowadzane do systemów przez tych pracowników, którzy generują stosowne dokumenty, np. handlowców czy zaopatrzeniowców.

3. Dane są przetwarzane w czasie rzeczywistym, w momencie ich powstania i na ich podstawie przygotowywane lub inicjowane są działania stanowiące dalszy ciąg procesu, np. zamówienie klienta przez www powoduje ruch w dziale produkcji, ale też dział finansów dowiaduje się o nim, aby mógł odpowiednio zarządzić gotówką i płynnością, poinformować zarząd o sytuacji. Dane i raporty są dostarczane, gdy jeszcze jest możliwa reakcja biznesu.

4. Koniec myślenia wyłącznie danymi historycznymi, na podstawie których nic nie można doradzić naprzód.

5. Procesy są zautomatyzowane, a pracownicy zajmują się odsługą wyjątków, odchyleń, niestandardowych transakcji. Nie wprowadzają danych z faktur i innych dokumentów, nie przygotowują dokumentów, nie wysyłają ich. 

6. Pracownicy działu zajmują się analizami na rzecz biznesu, pilnują płynności finansowej, śledzą zmiany przepisów i nowe ryzyka z tym związane. 

7. Dział finansowo -księgowy przestaje być działem kosztowym, lecz staje się działem dającym wymierną wartość powodującą uzyskanie przychodów.

Przytoczyłam wypowiedzi akurat z Poznania, ponieważ tutaj odbywają się najgorętsze dyskusje w naszym środowisku, również dzięki zaangażowaniu wielkopolskiego oddziału Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, ale Poznań nie jest odosobniony. W Warszawie, Gdańsku czy Katowicach jest podobnie. Czasem się obawiam, czy nie wybiegamy zanadto na przód, wszak Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" skupia najambitniejszych, najbardziej świadomych i aktywnych dyrektorów, finansistów, przedsiębiorców. Może polska norma jest jednak inna, może wcale ta ewolucja roli finansów nie jest tak powszechna, jak nam się wydaje?

W blogu Spostrzeżenia 2018/05/06 - 16:37 Czytaj

Business Dialog Bulletin - widok książki

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes