Przejdź do treści
Zapraszamy

Czytelników, rozmówców na forum, Autorów, Blogerów, Redaktorów,...

Przeczytaj o możliwościach korzystania z witryny i współpracy

Salon Business Dialog Klub Inspirations Klub Dialog CIO Business Meeting Point Kwintesencja Projekty Business Dialog

Marzenie numer 1: zaproszenie na kiełbaskę zgrillowaną na stosie płonących faktur

luty 27, 2019 dodany przez Anonimowy

Za sprawą elektronicznego obiegu dokumentów, firmy oszczędzają czas i pieniądze. Rośnie wydajność pracowników, informacje są bardziej bezpieczne, a szefowie mają pełniejszą kontrolę nad wydatkami. Ale obieg dokumentów to tylko jeden z elementów większej układanki nazywanej Enterprise Content Management (ECM), który stanowi klasę zintegrowanych systemów zarządzania informacją przedsiębiorstwa.
Dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne, e-maile, notatki, a nawet strony internetowe stanowią potężne źródło informacji w firmie. Problem w tym, że ich wartość wynosi niewiele więcej niż zero, jeśli nie można ich uporządkować, sklasyfikować i udostępnić pracownikom jako zasobu wiedzy. ECM łączy w sobie wiele systemów dziedzinowych, przede wszystkim rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami (DMS), elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow) oraz zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Wiele funkcji przenika się między systemami, stąd trudność w jednoznacznej klasyfikacji produktów dostępnych na rynku.
System obiegu dokumentów kojarzy się wszystkim z przepływem dokumentów między pracownikami według ściśle określonych procedur pracy. Informacje i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Przykładem obiegu dokumentów w firmie może być proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych, zatwierdzanie wniosków urlopowych, czy też rozliczanie delegacji służbowych. Przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy (dekretacja) oraz jego zatwierdzanie.
Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele czynności, które wprowadzają bałagan oraz wymagają niepotrzebnego nakładu pracy w trakcie obsługi dokumentacji papierowej. Systemy zarządzania dokumentami usprawniają pracę na wiele sposobów. Ciekawym przykładem, jak wykorzystać tego typu narzędzia, jest obsługa różnego rodzaj umów o współpracy, świadczenia usług czy handlowych. Umowy tego typu tworzone są na podstawie wzorów (szablonów) przygotowanych i zatwierdzonych przez prawników. Wzory te obowiązują w całej firmie, pracownicy są zobligowani do ich stosowania, ale każda umowa zawiera indywidualne warunki współpracy dla danej grupy klientów czy kontrahentów.
Dobry ECM umożliwia rejestrację i obsługę różnego typu dokumentów bez względu na źródło ich pochodzenia. To ważne, bowiem źródeł tych jest w każdej firmie bardzo wiele. Dokumenty papierowe, w tym wszelkiego rodzaju faktury, umowy czy wnioski, są skanowane, a następnie zapisywane w formie obrazu. Wbudowane funkcje rozpoznawania tekstu OCR przetwarzają dokument do postaci zwykłego tekstu, aby ułatwić jego wyszukiwanie i katalogowanie (indeksowanie) w bazie. Dzięki wbudowanym integracjom system ECM może agregować dokumenty i informacje przychodzące faksem, e-mailem lub drogą elektroniczną.
W mojej praktyce spotykam systemy wprzężone w systemy klasy ERP, jak i funkcjonujące obok nich. Dzięki umieszczeniu kodu kreskowego na fakturze, można szybko zidentyfikować dokument oraz jego miejsce w systemie. Nadal jednak żadna firma nie zaprosiła mnie na ognisko, na którym płonęłyby wszystkie faktury papierowe. Powody bywają jak zwykle prozaiczne – z reguły jednak jest to strach przed karami ze strony babć z urzędów skarbowych…

W blogu Spostrzeżenia 2019/02/27 - 22:24 Czytaj

Business Dialog Bulletin - widok książki

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes