Skip to main content
Zapraszamy

Czytelników, rozmówców na forum, Autorów, Blogerów, Redaktorów,...

Przeczytaj o możliwościach korzystania z witryny i współpracy

Salon Business Dialog Klub Inspirations Klub Dialog CIO Business Meeting Point Kwintesencja Projekty Business Dialog

Lepsza współpraca ludzi i trafniejsze decyzje biznesowe – jak to osiągnięto w Veolii?

June 6, 2019 by Anonimowy

Szynę integracyjną w Veolii zbudowano jako jedną ze składowych Inteligentnej Sieci Ciepłowniczej. Projekt Inteligentnej Sieci Ciepłowniczej przyniósł efekty nie tylko w postaci nowoczesnej infrastruktury informatycznej, ale również wpłynął na powstanie sprawnej organizacji biznesowej, otwartej na świadczenie nowoczesnych usług, która wpisuje się w działania miasta, budującego Zieloną Stolicę.
 
Warszawa ma jedną z największych sieci ciepłowniczych w Europie: prawie 1 800 km, 20 000 węzłów, 23 000 ciepłomierzy.  Z jednej strony, tak rozległa sieć generuje ogromne ilości potencjalnie niezwykle pożytecznych danych, a z drugiej, stanowi nie lada wyzwanie, jeśli chodzi o zarządzanie nią, sprostanie potrzebom klientów, rozliczanie, likwidację awarii, itd. Zarząd Veolii od dawna zdawał sobie sprawę, że sprawne przetworzenie tych danych i ich dystrybucja bardzo ułatwiłoby efektywne zarządzanie siecią, a także stworzyło fundament pod przyszłe usługi dla Klientów. Aby to uzyskać należało najpierw zoptymalizować pewne procesy w firmie oraz zintegrować systemy informatyczne, obsługujące poszczególne obszary.
Sama integracja IT nie tworzy nowych przychodów w firmie, nie generuje też wielkich oszczędności, trudno więc jest uzyskać biznesowe uzasadnienie niebagatelnego kosztu takiego projektu. Jednak bez niej niemożliwe byłyby kolejne etapy tworzenia inteligentnej sieci ciepłowniczej, rokującej już poważny efekt ekologiczny i ekonomiczny. Tak więc projekt ruszył dopiero, gdy pozyskano środki z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska. Zrealizowano go we współpracy z Sygnity Business Solutions, które dostarczyło kompetencje w zakresie modelowania procesów i technologię szyny integracyjnej. Ze strony Veolii projektem zarządzał Paweł Balas, dyrektor ds. inżynierii, ze strony Sygnity – Patryk Rafalski, kierownik zespołu SOA/BPM/Cloud w Sygnity Business Solutions.
Wcześniej oddzielnie funkcjonowały działy i wspierające je systemy IT. Ani systemy, ani ludzie nie wymieniali się automatycznie informacjami i nie było koordynacji automatycznej pomiędzy tymi, co wprowadzają dane i ich używają. Każdy wprowadzał z dokumentów papierowych do systemów dane, które były mu potrzebne do wykonania swojego zadania. Dane były rozproszone, więc jeśli była potrzeba zebrania ich na potrzeby analizy i raportowania, to zajmowało to 80% czasu przeznaczonego na to zadanie, a na samą analizę wyników pozostawało 20%..
Wielka chwała dla menedżerów za tę kolejność w projekcie. Firmy często zapominają o identyfikacji źródeł powstawania i miejsc przetwarzania danych podstawowych (Master Data) oraz analizie ich ilości i jakości." Pominięcie tak ważnego elementu, jak analiza danych podstawowych może skutkować tym, iż wdrożone zostaną procesy i wspomagające je rozwiązania informatyczne, a całość i tak nie będzie funkcjonować  tak, jak to planowano z uwagi na niepełne lub niespójne dane. Procesy zamiast być realizowane, a pracownicy pracować efektywniej, będą działać gorzej tworząc dla firmy zamiast korzyści dodatkowe problemy.” – Bartosz Radziszewski, autor Digital Finance Excellence, programu wsparcia firm i dyrektorów.
W firmie była więc od początku świadomość konieczności wdrożenia na samym początku prawidłowego procesu Master Data. Co więcej, pod jakość tego procesu wybrano metodę integracji systemów IT. „Zdecydowałem się na szynę integracyjną zamiast budować interfejsy łączące systemy IT, ponieważ zależało nam na bezbłędnym, automatycznym, pełnym  przekazywaniu danych między systemami.” – mówi Paweł Balas. W takim rozwiązaniu nie jest problemem wymiana któregokolwiek z integrowanych systemów, ani też dodanie systemu, bądź zmiana zakresu wymienianych informacji. „Nie wszystko musimy integrować przez szynę, ale mamy taką możliwość” – dodaje Paweł Balas, Zastępca Dyrektora Inżynierii Veolii.
W Veolii wdrożono zatem zasady, zapewniające firmie elastyczność i skalowalność. Niezależnie od tego, jakie zostaną podjęte w przyszłości decyzje biznesowe, architektura IT nie będzie ograniczeniem ich realizacji.
W organizacji nie było ekspertów od modelowania procesów. Skorzystano z kompetencji Sygnity Business Solutions. „Mamy nie tylko kompetencję w dziedzinie modelowania procesów, ale też dobrze znamy i rozumiemy sektor utility. Realizowaliśmy w nim wiele projektów. To bardzo pozytywnie wpłynęło na komunikację z pracownikami i menedżerami podczas prac w Veolii.” – mówi Grzegorz Ślufiński, Dyrektor Działu Konsultingu i Wdrożeń w Sygnity Business Solutions.
Zakres projektu był bardzo duży: od organizacji zespołu, przekazania mu wiedzy o metodach optymalizacji procesów, poprzez rozrysowanie map procesów aż po ich wdrożenie. Wcześniej procesy były oparte o ludzi i papier, czyli krążyły papierowe dokumenty, z których każdy wydobywał potrzebne sobie informacje, zadania realizowano w oderwaniu od zadań innych osób.
„Wyzwoliliśmy w ludziach chęć współpracy, dzięki temu, że teraz byli świadomi, jaki wpływ ma ich praca na realizację całego procesu. Wiedzieli, że informacja przepływa i że w swojej pracy bazują na tym, co ktoś przed nimi wypracował, a kolejni uczestnicy w procesie opierają  się na tym, co oni wypracowali i mają do tego zaufanie.” – mówi Patryk Rafalski, kierownik zespołu z Sygnity Business Solutions, ekspert rozwiązań SOA/BPM/Cloud. Najpierw jednak wiele miesięcy uzgadniano jak naprawdę – a nie jak każdy sobie wyobraża, że jest -  przebiegają procesy, które były do optymalizacji, np. proces zakładania licznika. Niby prosta i oczywista rzecz, ale wersje były bardzo różne w zależności od roli odgrywanej w tym procesie.
Prawidłowe mapowanie i modelowanie procesów biznesowych powinno odbyć się zgodnie z Business Process Modeling and Notation (BPMN), co pozwala w jasny i przejrzysty sposób przedstawić w formie graficznej procesy oraz opisać je tak, aby były zrozumiałe nie tylko dla zespołu wdrażającego zoptymalizowane procesy, ale także na późniejszych etapach projektu np. dla osób bezpośrednio niezaangażowanych w implementowane systemy informatyczne lub integracje i automatyzacje procesów. Tak też postępowano w tym projekcie.
Z tak opisanych modeli procesów można określić sekwencję procesów oraz ich wzajemne oddziaływanie, a także wywnioskować przebieg i kolejność wykonywania poszczególnych kroków w procesie. Zrozumiały opis i model pomaga ocenić ryzyka, konsekwencje i wpływ procesów na współpracę wewnętrzną oraz z klientami i dostawcami oraz zaangażowane zasoby.” – wyjaśnia Bartosz Radziszewski.


Tak więc zgodnie ze sztuką procesy zostały opisane i przedstawione w sposób graficzny, opomiarowane, kroki procesów uzyskały właścicieli, a ich przebieg odzwierciedlony w zintegrowanych szyną systemach IT. Wreszcie te systemy zaczęły ze sobą „rozmawiać”. „Projekt, który był projektem technicznym – wdrożeniem wskazanego fragmentu inteligentnej sieci ciepłowniczej -  de facto spowodował zmiany w samej organizacji i sposobie pracy. Powstały nowe zespoły, nowe zadania, przesunięte zostały pewne odpowiedzialności. To wielka wartość dodana z tego projektu.” – podsumowuje Patryk Rafalski.
Samo wdrożenie szyny integracyjnej wymagało współpracy 10 dostawców systemów IT, którzy musieli wprowadzić stosowne zmiany w integrowanych systemach. Ta odpowiedzialność była po stronie Veolii. Sygnity Business Solutions wspierało natomiast swojego klienta w testach, które odbywały się dla wszystkich dostawców w jednym czasie, tak, aby możliwe było zweryfikowanie zgodności zmian w systemach z ich specyfikacją w wymaganiach.
„Po trzech latach, zgodnie z planem, zrealizowano cel projektu: Veolia uzyskała możliwość przejścia do kolejnych etapów tworzenia inteligentnej sieci ciepłowniczej. Otrzymała także bez porównania lepsze warunki i narzędzia do zarządzania swoją aktywnością, do optymalizacji zakupów i sprzedaży ciepła, do zaplanowania i realizacji remontów, do zaproponowania swoim klientom nowych usług. Ale chyba najważniejsza jest zmiana mentalna, która dokonała się organizacji: “ludzie ze sobą współpracują, ufają informacjom, których używają wykonując swoje zadania, są otwarci na zmiany, mają większą satysfakcję z pracy. Wzrosła trafność decyzji biznesowych” – podsumowuje  projekt Paweł Balas. Przyznaje też, że projekt otworzył im oczy na wiele możliwości biznesowych, których wcześniej nie dostrzegano.
W wyniku projektu wdrożono zoptymalizowane modele 15 procesów biznesowych (np. Dodanie i modyfikacja punktu sieci, prognozowanie zapotrzebowania na ciepło, obsługa awarii), 27 usług (np. synchronizuj dane adresowe, pobierz odczyty, modyfikuj punkt pomiarowy z licznikiem), obsługiwanych przez 12 aplikacji biznesowych dostępnych przez 24 godziny na dobę.
Wdrożenie zakończyło się sukcesem: przyniosło zakładane korzyści Veolii. Może ona realizować  usługi dla swoich Klientów efektywniej, sprawniej, szybciej i z nieporównywalnie lepszą jakością niż przed wdrożeniem.
„Wdrożenie szyny integracyjnej i procesów BPM mogło początkowo wydawać się nadmiarowym kosztem, jednak w efekcie końcowym okazało się, że jej wdrożenie dało również inne cenne wartości, których nie brano pod uwagę, kiedy dopiero planowano wdrożenie. Wprowadziła bowiem ogromną elastyczność całego środowiska inteligentnej sieci ciepłowniczej i realnie przyczyniła się do redukcji kosztów związanych z wprowadzaniem nowych funkcjonalności oraz także przygotowywaniem obejść awarii występujących w systemach dziedzinowych.” – podsumowuje projekt Patryk Rafalski

Z bohaterami tego reportażu spotkamy w Katowicach 12.06.2019. Zapisy na spotkanie https://evenea.pl/event/dfe-katowice-12062019/ 

W blogu Spostrzeżenia 06/06/2019 - 23:18 Czytaj

Business Dialog Bulletin - widok książki

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes